בתחילת הקריירה שלי, הרגשתי קושי בניהול זמן בעבודה – שילוב משימות קבועות בלו”ז, משימות שנכנסות תוך כדי עבודה, אנשים שנכנסים לפתע למשרד ומבקשים עזרה, לחץ ועומס – איך מנהלים כך את הזמן נכון?
התחלתי ללמוד ולחקור את הנושא כדי לפצח איך עושים את זה.
במאמר זה נסקור כמה תובנות משמעותיות ומרכזיות מהפסיכולוגיה שיוכלו לסייע לנו לנהל את הזמן ואת עצמנו באופן אפקטיבי, וכתוצאה מכך נוכל להספיק יותר.
מה זה ניהול זמן ולמה זה חשוב?
ניהול זמן הוא סקיל חשוב מאין כמותו שכולם צריכים כדי להשיג את המטרות והפרודוקטיביות בחיים. הניהול חשוב בכל מקום ובכל זמן, ולא רק בעבודה, גם בעבודות הבית, בגידול הילדים, במשפחה, בסידורים ועוד…
ניהול זמן הוא הפעולה של להשיג את המטרות שלנו ולמלא את המשימות שלנו באופן אפקטיבי ויעיל.
הפסיכולוגיה של ניהול זמן
ניהול זמן מקושר במחקרים רבים לרמות נמוכות של סטרס ושיפור הבריאות הנפשית כך שניהול זמן אינו רק מילוי משימות ופרודוקטיביות. הזמן שלנו חשוב, וניהול זמן מאפשר לנו תחושה של שליטה בחיינו וגם של משמעות ועשייה. יש סיפוק במילוי משימות ותחושה של מסוגלות ומשמעות. אנשים שמנהלים את זמנם בצורה אפקטיבית הם בעלי משמעת עצמית גבוהה יותר ומגיעים להישגים גבוהים יותר. בנוסף, דחיית סיפוקים היא מפתח להגשמה והתקדמות, וחלק חשוב בניהול זמן – נעדיף למלא דברים חשובים מאשר דברים מהנים.
טיפים וכלים לניהול זמן עצמי אפקטיבי ויעיל
אז איך מיישמים ידע פסיכולוגי כדי לנהל את הזמן באופן אפקטיבי? לפניכם כמה טיפים פשוטים שתוכלו להתחיל ליישם:
- הגדירו מטרות וסדרי עדיפויות
הגדרת מטרות ספציפיות ומדויקות מאפשרת לנו למקד את הקשב שלנו אליהם. תעדוף המשימות מאפשר לנו להבין את הדחיפות של כל מטרה. איך עושים את זה? אפשר להתחיל את היום ברשימת משימות על פי סדר עדיפויות. אפשרות נוספת היא לכתוב מטרות שאנחנו רוצים להשיג בשנה הקרובה ולפרוט אותן למשימות קטנות.
יש הרבה דרכים לעשות זאת, בחרו את הדרך שמתאימה ונוחה לכם.
- העזרו בשיטת time-blocking
שיטה סופר חכמה לניהול זמן היא שיטת Time-blocking. על פי שיטה זו צריך לחלק את היום שלנו לבלוקים של זמן. בכל בלוק זמן יש משימה מוגדרת. בשיטה הזו יש זמן מסוים למילוי כל משימה כך שיש לנו תכנון מדויק של סדר היום שלנו. אפילו אילן מאסק סיפר שהוא משתמש בשיטה זו – אז שווה לנסות!
ד”ר עוז גוטרמן, בפודקאסט “לחשוב טוב” של יהודית כץ, אמר טיפ חשוב לניהול זמן שלקחתי איתי –
להכניס ליומן כל משימה שאתם רוצים לבצע. זה לא ביומן? זה לא יקרה. הוא ציין אפילו זמן משפחתי, דייט זוגי עם בן/בת הזוג וכל משימה בחיים האישיים או המקצועיים שתרצו.
- המנעו ממולטי-טאסקינג
מולטי-טאסקינג או task switching נראים לכאורה דרך מעולה לנהל את הזמן – עושים המון משימות בבת אחת. אז זהו שלא. מחקרים הראו שמולטי-טאסינג מוביל לירידה בפרודיקטיביות ויותר טעויות. קשה לנו מבחינה קשבית לעשות כמה דברים במקביל. לכן, מומלץ להתמקד בכל פעם במשימה אחת. טיפ קטן נוסף הוא לסגור טאבים שלא שייכים למשימה הנוכחית שלנו.
- השתמשו בטכנולוגיה בחוכמה
הטכנולוגיה יכולה לסייע לנו לנהל את הזמן נכון ויכולה גם בדיוק להיפך… מי לא מכיר את הסנריו? מתחילים לשבת על משימה (כמו לכתוב מאמר לבלוג:)) וקופצת הודעה בוואטספ, מייל של פרסומת ונוטיפיקציה מהלינקדין. כל אלה, גורמים לנו להפנות את הקשב למקורות אחרים במקום למשימה שתכננו.
לכן, מומלץ להשתיק את הטלפון ולכבות את ההודעות בזמן מילוי משימות. אל דאגה, שלא יהיה לכם FOMO, תתפנו לכל הנוטיפיקציות בזמן ההפסקות.
- קבעו הפסקות מוגדרות מראש
חשוב למלא משימות ולהגשים מטרות, אבל חשוב גם לנוח ולעשות הפסקות. קחו לכם הפסקות של הליכה, טיול, מדיטציה, מיינדפולנס או כל דבר שכיף ומרגיע אתכם. אולי תופתעו, אבל מחקרים הראו שהפסקות העלו פרודוקטיביות ושיפרו יצירתיות.
בשורה התחתונה
ניהול זמן הוא קריטי להצלחה בחיים האישיים והמקצועיים שלנו. הבנה פסיכולוגית ויישום הטיפים שבמאמר יוכלו לסייע לכם לנהל יותר נכון את הזמן. תרגלו הגדרת מטרות, המנעו ממולטי-טאסקינג, קבעו הפסקות – צרו הרגל מצוין לניהול זמן אפקטיבי.